Bokföra återbetalningar och chargebacks från Stripe

En återbetalning är inte bara "minus pengar" — den ska reversera intäkten och momsen, med samma momssats som vid köpet. Och en chargeback är något annat än en refund, med en egen avgift som också ska bokföras. Här går vi igenom båda, steg för steg.

Återbetalning (refund) — reversera den ursprungliga bokningen

När du gör en återbetalning i Stripe dras beloppet från ditt Stripe-saldo och skickas tillbaka till kundens kort. I bokföringen speglar du den ursprungliga verifikationen. Antag att köpet var 1 000 kr med 25 % moms:

Debet och kredit har bytt plats jämfört med köpet. Det viktiga: momsen justeras ner med 200 kr — du ska inte betala utgående moms på en försäljning som återbetalats. Reverserar du utan momsjustering (t.ex. allt mot försäljningskontot) blir momsdeklarationen fel.

Avgiften kommer inte tillbaka

Stripe behåller den ursprungliga transaktionsavgiften vid en återbetalning. Den ligger alltså kvar som kostnad på 6570 — ingen ny bokning behövs, men var medveten om att en återbetald försäljning netto kostar dig avgiften. Mer om avgifterna i guiden om Stripe-avgifter.

Delåterbetalningar

Återbetalar du en del av köpet — säg 400 kr av 1 000 kr — reverserar du proportionellt med samma momssats:

Chargeback (tvist) — när kunden bestrider köpet

En chargeback initieras inte av dig utan av kunden, via kundens bank. Kunden bestrider köpet — kanske på grund av bedrägeri, en vara som aldrig kom fram, eller helt enkelt ett kortköp kunden inte känner igen. Två saker händer direkt:

• Beloppet dras från ditt Stripe-saldo och hålls inne medan tvisten pågår.
• Stripe tar ut en tvistavgift (fast belopp per tvist — se Stripes prislista för aktuell nivå).

Båda händelserna ska bokföras. Beloppet reverseras precis som en återbetalning, och avgiften bokförs som kostnad:

Om du vinner tvisten

Bestrider du tvisten med underlag och vinner, betalar Stripe tillbaka beloppet till ditt saldo. Då bokför du spegelbilden av reverseringen — försäljningen och momsen återuppstår:

Återbetalar Stripe även tvistavgiften bokförs den tillbaka på samma sätt (debet 1580, kredit 6570). Slutresultatet i bokföringen blir då som om tvisten aldrig hänt — vilket är precis vad som hände ekonomiskt.

Varför det här ofta blir fel manuellt

Återbetalningar och tvister är sällsynta jämfört med betalningar — och det är just därför de missas. En tvist kan dessutom sträcka sig över månader: beloppet dras i januari, tvisten avgörs i mars. Den som bokför i efterhand ur ett kontoutdrag måste para ihop händelserna manuellt och komma ihåg vilken momssats det ursprungliga köpet hade. Varje miss syns som en differens när du stämmer av konto 1580.

Med Autobokas Stripe Fortnox-integration bokförs varje återbetalning automatiskt som en korrekt reversering av det ursprungliga köpet — med rätt momssats, även vid delåterbetalningar och OSS-försäljning. Chargebacks bokförs med både återföring och tvistavgift, och vinner du tvisten bokförs pengarna tillbaka automatiskt.