Bokföra Stripe-utbetalningar och stämma av konto 1580

Utbetalningen från Stripe är transaktionen som oftast bokförs fel — antingen som en intäkt (dubbelräkning) eller inte alls (saldot på 1580 växer i det oändliga). Här går vi igenom hur en payout faktiskt ska bokföras, och hur du stämmer av konto 1580 så att du vet att hela din Stripe-bokföring stämmer.

Utbetalningen är ingen intäkt

Det viktigaste först: intäkten bokfördes redan när kunden betalade. Då registrerades en fordran på Stripe — pengar du har rätt till men som ännu inte nått banken. När Stripe sedan betalar ut flyttas pengarna bara från fordran till bankkonto. Ingen försäljning, ingen moms, ingen kostnad. Bara en flytt.

Bokför du istället utbetalningen som försäljning har du räknat samma intäkt två gånger — en gång vid betalningen och en gång vid utbetalningen. Omsättning och moms blir dubbelt så höga som de ska vara. Det är det allvarligaste felet man kan göra i Stripe-bokföringen.

Vilket datum ska utbetalningen bokföras på?

Stripe skapar utbetalningen en dag och pengarna landar på banken en eller två bankdagar senare. Bokför på det datum utbetalningen lämnar Stripe-saldot — det är då fordran minskar. Att banken visar pengarna något senare är samma affärshändelse, inte en ny. Vid årsskiften kan en utbetalning ligga "i transit"; då syns den som utgående post i avstämningen, vilket är helt normalt.

Negativa utbetalningar — när Stripe drar pengar

Har du en period där återbetalningar och tvister överstiger försäljningen blir Stripe-saldot negativt, och Stripe drar mellanskillnaden från ditt bankkonto. Bokföringen spegelvänds:

Logiken är densamma: 1580 ska alltid spegla ditt faktiska Stripe-saldo, oavsett åt vilket håll pengarna rör sig.

Så stämmer du av konto 1580 mot Stripe

Avstämningen är kvittot på att hela din Stripe-bokföring är korrekt. Principen är enkel:

Saldo på konto 1580 = ditt totala Stripe-saldo (tillgängligt + på väg till dig) vid samma tidpunkt.

1. 1Ta fram huvudbokens saldo för 1580 per avstämningsdatumet (t.ex. månadens sista dag) i Fortnox.
2. 2Ta fram Stripe-saldot i Stripes dashboard (Balans/Balance-rapporten). Räkna med både tillgängligt saldo och belopp som är på väg (pending).
3. 3Jämför. Stämmer beloppen är bokföringen komplett. Differens? Då saknas något — gå vidare till listan nedan.

Vanliga orsaker till differenser på 1580

• Avgifter som inte bokförts. Varje betalning har en avgift — missas de växer differensen med varje transaktion. Se guiden om Stripe-avgifter.
• Återbetalningar och tvister som dragits från saldot men aldrig reverserats i bokföringen. Se guiden om återbetalningar och chargebacks.
• Valutaväxling. Säljer du i euro bokför vissa fakturabeloppet till en annan kurs än den Stripe faktiskt använde. Bokför det belopp som landade på Stripe-saldot i kronor, så försvinner problemet.
• Utbetalning i transit. En payout som lämnat Stripe men inte nått banken vid avstämningsdatumet. Ingen felbokning — bara en tidsförskjutning att notera.

Automatisera utbetalningar och avstämning

Med Autobokas Stripe Fortnox-integration bokförs varje betalning, avgift, återbetalning och utbetalning automatiskt i Fortnox när den sker. Eftersom inget saknas stämmer 1580 mot Stripe-saldot av sig självt — avstämningen blir en kontroll som tar en minut, inte ett detektivarbete.