Autokontering i Fortnox — så funkar det, och när det inte räcker

Fortnox kan kontera en stor del av dina bankhändelser automatiskt. Kundinbetalningar matchas mot fakturor, leverantörsbetalningar mot leverantörsfakturor, och återkommande poster kan styras med regler. Här går vi igenom de två funktionerna som brukar kallas autokontering, hur du ställer in dem, och varför utbetalningar från Stripe och Klarna är ett undantag.

Två funktioner med liknande namn

Ordet autokontering används inte i Fortnox egna menyer. Det som avses är oftast en av två saker:

• Automatkontering — en mall som fördelar ett belopp på flera konton när du bokför på ett visst grundkonto.
• Regelverk för automatisk bokföring — regler i Bokföring från kontoutdrag som bokför bankhändelser utan att du behöver öppna dem.

Automatkontering: fördela ett belopp på flera konton

Du hittar automatkontering under Inställningar → Bokföring → Automatkontering. Där skapar du en mall med ett grundkonto och ett antal rader som anger hur beloppet ska fördelas — i procent eller som fasta belopp, och vid behov med kostnadsställe och projekt.

När du sedan bokför en verifikation eller leverantörsfaktura på grundkontot frågar Fortnox om du vill använda automatkonteringen. Säger du ja delas beloppet upp enligt mallen, och du kan justera innan du bokför. Kopplar du grundkontot som förvalt motkonto på en leverantör föreslås automatkonteringen direkt på leverantörens fakturor.

Typiska användningsområden är försäljning inklusive moms som ska räknas fram baklänges, en hyra som delas mellan två kostnadsställen, eller löneutbetalningar med arbetsgivaravgift. Gemensamt för dem är att fördelningen är densamma varje gång.

Regelverk: autokontera bankhändelser

Har du kopplat Fortnox till din bank läses transaktionerna in under Transaktioner i Bokföring från kontoutdrag. Fortnox bokför då automatiskt de händelser som går att matcha entydigt — till exempel en inbetalning med samma OCR-nummer och belopp som en obetald kundfaktura.

För händelser som inte matchar någon faktura kan du skapa en regel via Regelverk för automatisk bokföring. Regeln känner igen återkommande transaktioner och anger vilka konton de ska bokföras på. Det fungerar bra för exempelvis bankavgifter, abonnemang som dras från kontot och överföringar mellan egna konton.

Både automatkontering och regler bygger alltså på samma förutsättning: att en bankhändelse alltid ska konteras på samma sätt.

Därför går Stripe- och Klarna-utbetalningar inte att autokontera

Det som når ditt bankkonto från Stripe eller Klarna är en nettoutbetalning. Bakom den ligger kanske hundra betalningar med olika momssatser, en avgift per betalning, återbetalningar och ibland försäljning i andra valutor. Allt är redan kvittat mot varandra när pengarna kommer.

Ta två utbetalningar från samma butik:

Ingen procentfördelning ger rätt svar för båda dagarna. En regel som bokför utbetalningen som försäljning tappar avgifterna och återbetalningen, och momsen beräknas på fel belopp. Det strider dessutom mot bokföringslagen, som kräver att varje affärshändelse bokförs för sig — inte en kvittad summa. Mer om det i guiden om att bokföra Stripe-avgifter.

Det en regel faktiskt kan göra

Den del som är likadan varje gång är själva överföringen: pengar flyttas från din fordran på Stripe till bankkontot. Den kan du mycket väl autokontera med en regel i Fortnox.

Men då måste försäljningen, avgifterna och återbetalningarna redan vara bokförda mot 1580 — en verifikation per betalning, med rätt momssats. Den informationen finns bara hos Stripe, aldrig på bankkontot. Det är den delen som kräver en integration. Hur avstämningen av 1580 går till beskriver vi i guiden om Stripe-utbetalningar och konto 1580.

För Klarna gäller samma sak. Utbetalningen kan regleras mot fordringskontot, men försäljning och avgifter behöver bokföras från Klarnas avräkning. Se hur man bokför Klarna i Fortnox.

Autokontering och integration tillsammans

Den uppdelning som fungerar i praktiken ser ut så här:

• Fortnox regelverk tar hand om bankhändelser som alltid konteras likadant: bankavgifter, abonnemang, överföringar och utbetalningar från betaltjänster.
• En integration läser varje betalning, avgift och återbetalning från betaltjänsten och skapar verifikationer med rätt konto och moms, innan pengarna når banken.

Det är den andra delen Autobokas Stripe Fortnox-integration gör. Varje Stripe-händelse bokförs mot 1580 i realtid, så när utbetalningen kommer går 1580 jämnt ut och din regel i Fortnox sköter resten.

Vanliga frågor om autokontering i Fortnox